Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Ни для кого не секрет, что наличие личного автомобиля в ряде компаний является огромным преимуществом при найме сотрудников. Это выгодно для владельцев компаний. Но выгодно ли для самих автовладельцев-работников? Разберёмся с этим, а также с компенсацией за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году в этой статье.

Фото: pixabay.com

Компенсация со стороны закона

Есть несколько моментов, которые должны учесть обе стороны – наниматель (он же – работодатель) и потенциальный работник:

При заключении трудового договора в нём должно быть предусмотрено использование личного автомобиля в рабочих целях.
Работодатель может составить договор аренды. Получится так, что организация будет арендовать автомобиль у его владельца-работника организации.
Есть возможность заключать разовые договоры на оказание услуг по перевозке. Неудобства появятся в том случае, если потребуется постоянность.

Как видите, здесь всё предельно понятно.

Компенсация расходов и за что она полагается

Любые компании, заключившие договор с сотрудником на собственном автомобиле, которые хотят в дальнейшем использовать его в служебных целях, обязаны покрывать следующие затраты со стороны сотрудника:

    Бензин (или ДТ);
    Ремонт, если автомобиль сломался;
    Парковка, мойка а/м в рабочие часы.

Если хотите подойти к вопросу максимально грамотно, чтобы в дальнейшем у налоговой не возникало никаких вопросов по всем операциям, то должны быть предоставлены сопутствующие документы в подтверждение износа личного авто, возмещена тех или иных расходов.

К таковым можно отнести:

Правильно составленный трудовой договор, где чёрным по белому написать об использовании личной машины сотрудника в служебных целях.
Подтверждение того, что ТС реально числится как собственность сотрудника (достаточно технического паспорта).
Взять за привычку составление справки-расчёта, где будет указана сумма компенсации, подтверждённая необходимыми документами. К ним в данном случае можно приравнять, как квитанции, так и накладные, и даже чеки.
Издание приказа от руководителя о том, что затраты сотруднику действительно компенсируются в необходимом объёме.

Фото: pixabay.com

На какую компенсацию можно рассчитывать сотруднику?

Если авто используется по соглашению (обратите внимание именно на это слово), то работнику нужно выплачивать денежные средства. И даже если предполагается разовая поездка, которая больше никогда не повторится.

Но какие же конкретно суммы полагаются? В связи с тем, что ничего подобного об этом в законодательстве не написано (в частности, в ТК), то и суммы здесь могут быть крайне индивидуальными. То есть, заключая договор, обе стороны должны самостоятельно договориться между собой о сумме, достаточной для покрытия всех расходов. С другой стороны, есть налоговые и рекомендации от данного органа, где советуют рассчитывать компенсацию с учётом следующих факторов:

    Как часто используется автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл);
    Срок полезного использования.

В связи с тем можно прийти к выводу, что работодателю есть смысл внести в соглашения хоть какую-нибудь формулу для проведения расчётов. Как вариант, это могут быть расценки словно в такси – за каждый километр пути. Собственно говоря, при необходимости ровно там же Вы их и можете «срисовать».

Учитываются ли как-либо компенсации?

Следует отметить, что согласно законодательству нашей с Вами страны, суммы компенсации никоим образом не облагаются налогами. Как следствие, в отчётах 2-НДФЛ они никак не фигурируют. И страховых взносов не требуют.

Но как же быть, если сотрудник ездить на автомобили по доверенности? Он документально не является его собственностью. Что касается данного вопроса, то никто на него по сей день не может дать корректного ответа. Всё слишком неоднозначно.

С другой стороны, есть налоговый орган, согласно ему и ТК авто должно быть в собственности, тогда о страховых взносах и НДФЛ речи быть не может. С обратной – есть судебная практика и на данный момент она доказывает обратное. А значит, можно со спокойной душой брать человека на работу, который ездит на автомобиле по доверенности и использовать его транспорт в целях организации.

Есть же у нас ещё и налоговый учёт, с которым далеко не всё так радужно, как хотелось бы. Бухгалтерам придётся учитывать данный вид расходов. Для двигателя объёмом большее 2 000 кубических сантиметров нормой для компенсации является 1 200 рублей, для двигателей свыше данного показателя – 1 500 рублей.

Фото: pixabay.com

В каком порядке происходит возмещение

Здесь тоже имеются различные нюансы. Предлагаем в порядке очереди мельком остановиться на каждом из них:

На компенсацию могут рассчитывать те из сотрудников, которые работают на автомобиле. То есть, их деятельность включает в себя езду по командировкам, да и в целом является разъездной.
Необходим личный приказ от руководителя компании – только тогда у сотрудника появляется право на использование личного ТС в целях организации с правом на последующую компенсацию.
Работники, работающие с доверенностью на ТС, могут рассчитывать на компенсацию ровно в такой же мере, как и те, кто пользуется для этого личным автомобилем.
Сотруднику необходимо подавать заявления для получения компенсации. В нём необходимо указать, как часто использовалось авто и при каких именно обстоятельствах. К заявлению важно приложить ряд подтверждающих документов:

Тех. паспорт, свид-во о постановке на учёт, копия документов на транспортное средство;
Путевой лист;
Чеки и прочее, что может стать подтверждением факта расходов на бензин/дизельное топливо, прохождение технического обслуживания и так далее.

Можно прийти к следующему выводу, что окончательное решение о том, какая компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году принимается руководством организации. Что конкретно берётся в расчёт Вы уже знаете.

Таким образом, личный автомобиль в целом может стать для сотрудника не только возможностью получить вакантное место, но и зарабатывать немножко больше за его использование. Что касается владельцев компаний – то тут и говорить не о чём, им это очень выгодно.

Источник: b2bmaster.ru

Вы можете оставить ваш комментарий, или обратную ссылку с вашего сайта.

Оставить отзыв

Вы должны войти чтобы оставить комментарий.